Office Manager (m/w/d)

Am Standort Köln

 

Bei der novaCapta GmbH gestalten rund 230 kreative Köpfe seit vielen Jahren auf Basis von Microsoft-Technologien einen Digital Workstyle, mit dem wir unsere Kundinnen und Kunden Tag für Tag erfolgreicher machen möchten. Wir betreuen spannende Projekte von der Konzeption, über die Umsetzung bis hin zum Betrieb und dem Change-Management. Was uns dabei ausmacht? Bei uns ist jede*r Einzelne ein*e Expertin/ Experte und zusammen sind wir ein starkes Team, das mit viel Ehrgeiz, Motivation und Begeisterung unsere gemeinsamen Ziele verfolgt.

Sie sind kommunikativ und bestens organisiert. Außerdem sehen Sie sich als Dienstleister*in gegenüber Mitarbeitenden. Dann bewerben Sie sich jetzt bei einem dynamischen und erfolgreichen IT-Dienstleister und werden Teil unseres Office Management Teams am Kölner Standort in Voll- oder Teilzeit (mind. 30 Stunden)

Ihre Aufgaben

  • Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Behörden
  • Ansprechpartner*in für Kunden und Mitarbeiter über Telefon/Teams und E-Mail
  • Durchführung aller verkaufsunterstützenden Tätigkeiten (z.B. Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung, Faktura, Vertragsverwaltung)
  • Stammdatenpflege
  • Übernahme von Controlling-Aufgaben
  • Eigenverantwortliche Bearbeitung von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen
  • Ansprechpartner*in für Geschäftsführung, Vertrieb und HR innerhalb des Unternehmens in Bezug auf die genannten Tätigkeiten
  • Betreuung von 1-2 Auszubildenden im kaufmännischen Bereich
  • Planung und Durchführung von Teamevents und Teamreisen
  • Unterstützung der Fuhrparkverwaltung
  • Empfang und Bewirtung von Kunden und Besuchern
  • Bearbeitung des Postein- und ausgangs
  • Prüfung und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen
  • Kassenführung
  • Und viele weitere spannende Themen und Projekte

 

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
  • Fundierte Berufserfahrung im Office-Management
  • Wünschenswert wäre praktische Erfahrung in der Ausbildungsbetreuung (idealerweise Ausbilderschein)
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office
  • Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute Problemlösungskompetenz
  • Hohes Maß an Organisations- und Koordinationsfähigkeit
  • Selbstständige Arbeitsweise, sicheres Auftreten und Teamfähigkeit
  • Führerscheinklasse B
  • Kommunikations- und Beratungskompetenz
  • Motivation, Leistungsbereitschaft und Kreativität
  • Fließend Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

  • Flexible Arbeitszeiten
  • Hohe Unternehmensstandards
  • Stetige Entwicklung Ihres Know-hows
  • Sympathische und professionelle Kollegen mit höchsten Qualitätsansprüchen
  • Regelmäßige Teamevents
  • Hochwertige technische Ausstattung
  • Individuelle Entfaltung und ein respektvolles Miteinander

Sprechen Sie uns an!

Head of HR: Valeska Knobeloch
novaCapta GmbH Kontakt

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